Sicheres Drucken, Scannen oder Follow-Me Print

Sicherheit an erster Stelle

Bei der Nutzung von Druckern oder Multifunktionssystemen werden sensible Daten verarbeitet, deshalb steht Sicherheit an erster Stelle.

Im Unternehmen werden täglich zahlreiche Dokumente (Verträge, Gehaltsabrechnungen, Korrespondenzen etc.) mit personenbezogenen Informationen gedruckt oder gescannt. Ohne Sicherheitskonzept laufen Unternehmen Gefahr, dass personenbezogene und sensible Daten in unbefugte Hände gelangen. Leider herrscht in vielen Unternehmen bis heute kein Bewusstsein für das Sicherheitsrisiko, das Drucker/Scanner darstellen können.

Wir unterstützen Sie bei der professionelle Absicherung Ihrer Druck- und Scansysteme.

Viele unserer Systeme bieten bereits ab Werk einige Features, mit denen sich die Sicherheit beim Drucken/Scannen oder innerhalb der kompletten Workflows verbessern lässt.

Hier sind unsere 5 Tipps für mehr Sicherheit beim Drucken:

(1) Privaten Druck aktivieren
Wer kennt diese Situation nicht. Man sendet einen Druckauftrag an den Drucker und wird auf dem Weg zum Gerät aufgehalten. Und schon schlummern die Dokumente ungeschützt im Ausgabefach des Druckers.

Unser Tipp: Aktivieren Sie im Druckertreiber die Funktion „Privater/Geschützter Druck“ und schützen Sie Ihre Dokumente mit einem Zugangscode. Diesen Code geben Sie vor dem Ausdruck an dem Gerätedisplay ein und erst danach werden Ihre Dokumente ausgedruckt.

(2) Nutzerrechte vergeben
Insbesondere Multifunktionssysteme bieten zahlreiche Möglichkeiten Dokumente zu kopieren, scannen oder per Mail zu versenden. Der Geräte-Administrator kann sicherstellen, dass nur autorisierte Nutzer diese Funktionen benutzen können.

(3) Druckerdaten verschlüsseln
Aktivieren Sie im Druckertreiber die Verschlüsselungs-Protokolle (SNMO3 etc.) und danach speichern Sie diese Schlüssel im entsprechenden Endgerät.

(4) Druckerdaten regelmäßig löschen
Sorgen Sie dafür, dass in den lokalen Speichern (HDD/RAM oder andere) der Geräte, die Druckjobs und Einstellungen regelmäßig gelöscht werden. Hierzu empfehlen wir Ihnen, Richtlinien zur Datenlöschung festzulegen. Zusätzlich empfehlen wir Ihnen eine regelmäßige Datenbereinigung.

(5) Sicherheitslösungen einsetzten
Für ein umfassendes Sicherheitskonzept empfiehlt sich der Einsatz von speziellen Security-Lösungen. Diese helfen, die individuellen Anforderungen abzudecken und sorgen mit zusätzlichen Funktionen für mehr Effizienz.

Mit der richtigen Konfiguration Ihrer Geräte können auch Sie die Anforderungen der DSGVO erfüllen und Ihre Dokumente und wichtigen Daten absichern.

Unsere Security-Lösung für Ihren Datenschutz

Benutzerlogin

Bei uns sind Sie absolut sicher. Dafür sorgt unsere Softwarelösung, mit deren Hilfe steuern und kontrollieren Sie alle Druck-, Kopier-, Scan- und Faxprozesse in Ihrem Unternehmen. Dank Benutzerauthentifizierung an gemeinsam genutzten Druckern ober MFP´s werden alle Daten vertraulich behandelt.

So schützen Sie Ihre Daten und Druck-Workflows zusätzlich und senken gleichzeitig Ihre Druckkosten. Darüber hinaus ist auch für die Einhaltung von Gesetzen und Richtlinien zur Datensicherheit im Bereich von DSGVO, ISO 2700x u.a. On-Premise oder in der Cloud gesorgt.

Follow-Me Print Funktion:

Druckaufträge jederzeit und absolut sicher an einem Multifunktionssystem Ihrer Wahl abrufen. Ein anwenderbezogenes Login am Gerät stellt nur die autorisierten Funktionen auf dem Gerätedisplay zur Verfügung. Dank der Authentifizierung direkt am Gerät sind Ihre Dokumente immer und überall verfügbar.

Login mit PIN
Login mit Benutzername/Passwort
RFID-Karten (Beispiel: vorhanden Personalkarten etc.)
Transponder

Personalisiertes Scanmenü:

Auch die Scanfunktionen können individualisiert werden. Und zwar so, dass die Anwender nur auf freigeschaltete Scanziele zugreifen können.

Optional lässt sich das Scannen durch folgende Funktionen automatisieren:

Automatische Umwandlung in PDF/WORD oder EXCEL
Format OCR (Texterkennung) aktivieren

Rechtemanagement:

Die Zugriffe auf bestimmte Ausgabesysteme und spezielle Funktionen können hier reglementiert und eingeschränkt werden. Farbdrucke sind zum Beispiel nur dort erlaubt, wo sie auch wirklich benötigt werden – Kosten werden eingespart, während gleichzeitig alle für den Nutzer relevanten Funktionen erhalten bleiben.

Das flexible Rechtemanagement ermöglicht darüber hinaus ein individualisiertes Druckerlebnis für jeden Benutzer: Das Display der Multifunktionsgeräte/ des Druckers kann für jeden Anwender individuell gestaltet und so seinen Bedürfnissen angepasst werden.

Schnelle und einfache einheitliche Oberfläche an allen Geräten „Smartphone Feeling“
Unterstützung nahezu aller Gerätehersteller
Verwaltung und Ansicht der eigenen Druckaufträge am Gerätdisplay möglich
Zentrale Verwaltung von Zugriffsrechten durch den Admin
Zentrales On- und Offboarding von Mitarbeitern
Personalisierte Workflows für´s kopieren, scannen und faxen
Kostenstellen-Zuordnung
Faxen mit Faxkarte oder Faxserver
Moderne Webadministration
Modernste Technologien im Bereich Microservices und Web

Workflows für effektives und sicheres Arbeiten:

In einem Unternehmen oder einer Verwaltung unterliegt alles Arbeitsprozessen – auch Workflows genannt. Alle Aufgaben können als Workflows angelegt werden. Die Workflows sind in weitem Rahmen anpassbar oder können geklont und verändert oder komplett neu angelegt werden. Mit den abgelegten Workflows automatisieren Sie Ihre Aufgaben, die Sie bisher mit viel manuellen Aufwand erledigt haben.

Ein Beispiel: Ein Dokumentenstapel kann automatisch im Duplexverfahren eingezogen, die leeren Rückseiten entfernt, Schrägeinzüge geradegerückt und dann gleichzeitig an verschiedenen Orten abgelegt werden.