Scannen ist smarter geworden

Hybride Arbeitsweisen eröffnen Unternehmen und ihren Beschäftigten viele Chancen – vorausgesetzt erstere passen ihre IT-Infrastruktur und ihre Arbeitsorganisation an die neuen Anforderungen an und setzen adäquate Lösungen ein. Welche Rolle Scanner dabei spielen und was es bei der Gestaltung von New Work noch zu berücksichtigen gibt, wollte FACTS wissen und stellte folgende Fragen: Für Concept GmbH antwortete Dirk Huisinga (Sales Manager Europe):

Welche Bedeutung kommt dem Einsatz von Scannern in der heutigen Bürokommunikation?

Viele Wissensarbeiter mussten im Zuge der Coronapandemie ihre Aufgaben ausschließlich in den eigenen vier Wänden erledigen. Doch auch nachdem viele ins Firmenbüro zurückgekehrt sind, spielen Homeoffice und mobiles Arbeiten weiterhin eine wichtige Rolle. Für Unternehmen gilt es, für diese hybride Arbeitswelt adäquate Konzepte zu entwickeln und ihre Prozesse weitgehend zu digitalisieren. Vielerorts müssen trotz zunehmender Digitalisierung immer noch große Papiermengen verarbeitet und in die digitalen Workflows integriert werden. Multifunktionale Systeme oder Stand-Alone-Scanner schaffen hier die nötige Abhilfe – vorausgesetzt es kommen die passenden Geräte zum Einsatz. Eine fachgerechte Beratung ist deshalb unabdingbar.

Was können Scanner heute? Was lässt sich mit ihnen alles bearbeiten?
Das Erfassen von Dokumenten ist smarter geworden. Egal, ob einzelne Blätter, Bücher, Kataloge, Bildbände, Großformatige Pläne: Mit dem passenden Gerät lässt sich alles digitalisieren. Moderne Scanner bieten vielfältige integrierte Funktionen zur Erfassung, Speicherung, Verschlüsselung und Weiterleitung von Dokumenten.

Was ist mit der Sicherheit?
Die Sicherheit sollte immer an erster Stelle stehen und das Gerät in Sachen Sicherheitsmaßnahmen immer auf dem neuesten Stand sein. Die meisten Systeme bieten optionale Sicherheitseinstellungen, die sich individuell anpassen lassen, um die Dokumente zu schützen. Wenn der Scanner die Möglichkeit dazu bietet, sollte eine Verschlüsselungsoption aktiv sein, um zu gewährleisten, dass die Dokumente sicher übertragen werden.

Über welche besonderen Eigenschaften sollten Scanner verfügen?
Nach dem Erfassen ist die Optimierung der digitalen Informationen zu beachten. Das manuelle Bearbeiten von gescannten Dateien kann zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Hier erleichtern innovative, optionale Softwarelösungen die Scanprozesse und Workflows. Je nach Art werden Scans automatisch in die richtige Richtung gedreht. Dies minimiert den Aufwand für die Vorbereitung der Dokumente erheblich und sorgt dafür, dass sie einheitlich und leicht lesbar sind. Auch die Schräglagenkorrektur ist ein praktisches Feature, mit dem Dokumente automatisch begradigt werden. Die Textoptimierung ist ein weiteres Highlight der meisten Lösungen. Sie schärft den Text und sorgt für eine verbesserte Lesbarkeit. Das ist insbesondere bei Dokumenten mit kleiner Schrift oder schlechter Druckqualität von Vorteil. Die Auflösung lässt sich über die DPI-Einstellungen des Scanners anpassen. Dadurch kann die Detailtreue ganz nach Bedarf verbessert oder reduziert werden. Das ist überaus nützlich, wenn es um die Archivierung von Dokumenten geht oder wenn man Scans für die Verwendung im Internet oder in E-Mails optimieren möchte.

Gibt es noch weitere Features?
Ja, zum Beispiel ist es möglich, die Lochungsmarkierungen oder andere Markierungen, die störend sind, aus dem Dokument automatisch zu entfernen. Die duale Ausgabe erlaubt es, zwei digitale Dateien aus einem Scan zu erstellen. Es lassen sich unterschiedliche Dateiformate, Zielpfade und sogar Scaneinstellungen festlegen, deren Parameter sich durch den Benutzer anpassen lassen. Dies ist sehr nützlich, wenn man eine Kopie des Scans in einem anderen Format benötigt oder wenn man unterschiedliche Einstellungen für verschiedene Zwecke verwenden möchte. All diese Softwarelösungen erweisen sich als eine äußerst sinnvolle Ergänzung der Funktionalität von Dokumentenscannern, die die Nachbearbeitung von Scans erheblich erleichtern. Mit ihnen lassen sich schnell und einfach professionelle Ergebnisse erzielen.

Da gäbe es noch das manuelle Sortieren und Trennen von digitalen Dokumenten, das zeitaufwendig und mühsam sein kann…
Durch den Einsatz von Technologien wie die optische Zeichenerkennung (OCR), Barcode-Scanning oder vordefinierte Vorlagen kann man diese Prozessschritte weitgehend automatisieren. So erlaubt es OCR, Texte in gescannten Dokumenten automatisch zu erkennen und zu extrahieren. Barcode-Scanning und vordefinierte Vorlagen ermöglichen es, Dokumente automatisch zu trennen und zu sortieren. Die Festlegung einer maximalen Dateigröße hilft auch bei der Speicherung und Verarbeitung von Dokumenten.

Kann man sagen, das intelligente Scansysteme einen wichtigen Beitrag zur Gestaltung von Remote Work leisten?
Auf jeden Fall. Bei der Umsetzung des mobilen Arbeitsplatzes sollten Unternehmen jedoch auch sicher stellen, dass die IT-Infrastruktur insgesamt den Anforderungen des mobilen Arbeitens entspricht. Hierzu gehören zum Beispiel sichere Verbindungen, verschlüsselte Datenübertragungen und passende Tools für ein kollaboratives Arbeiten. Auch datenschutzrechtliche Aspekte sind zu berücksichtigen. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Daten auch bei mobiler Nutzung geschützt sind und die Vorgaben der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ein gehalten werden. Hierzu gehören unter anderem Regelungen zur Speicherung und Übertragung von personenbezogenen Daten. Zudem sollten Unternehmen geeignete Technologien einsetzen, um das mobile Arbeiten zu fördern und zu erleichtern. Cloud-Lösungen und mobile Apps helfen Mitarbeitern dabei, auch von unterwegs oder im Homeoffice produktiv zu arbeiten.

Es gibt viel zu tun…
Absolut. Remote Work erfordert ein radikales Umdenken: Nicht nur die Anpassung der technischen Infrastruktur, sondern auch eine Änderung der Arbeitskultur und der Arbeitsorganisation ist notwendig. Für Mitarbeiter bedeutet Remote Work eine höhere Flexibilität und eine bessere Work-Life-Balance, aber auch Eigenverantwortung und Selbstorganisation. Für Unternehmen bieten sich durch das mobile Arbeiten neue Möglichkeiten, um Fachkräfte zu gewinnen und zu binden, die Effizienz zu steigern und Kosten zu sparen.

Den ganzen Artikel aus dem FACTSMAG 2-3/2023 können Sie hier nachlesen.

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