Den Arbeitseinsatz im Druckerservice mithilfe einer App durchführen statt einen herkömmlichen Arbeitszettel ausfüllen: Dafür hat der LKS-Verbund (Concept GmbH MobileTec entwickelt. Auch die Verwaltung lässt sich damit steuern, doch wesentlich ist der technische Aspekt. Sowohl Neueinsteiger als auch „alte Hasen“ sehen einen großen Gewinn darin – zwei Beispiele.

Wie kann man den Druckerservice im Zeichen der Digitalisierung zeitgemäß aufstellen? Diese Frage gab bei der Firma Concept GmbH, unter deren Dach der LKS-Verbund angesiedelt ist, den Anstoß für die Einführung einer App, mit der unabhängige Fachhändler arbeiten können. Bald stellte sich heraus, dass der Markt nichts Geeignetes bietet. Zu komplex, zu teuer, nur auf einen Anbieter zugeschnitten – das waren Gründe für Concept, sich der Herausforderung zu stellen, ein eigenes Tool zu programmieren.

Herausgekommen ist Mobile-Tec. Dieses mobile Auftragsportal ist für Techniker im Einsatz gemacht, es läuft auf Smartphones und Tablets mit jedem Betriebssystem. Mehrere Partner waren an der Entwicklung beteiligt, damit ihre alltägliche Nutzung in allen Facetten abgebildet werden kann, denn bei der Arbeit bemerkt man am besten, welche Funktionen nötig sind. Inzwischen haben zahlreiche Fachhändler ihre Techniker mit Mobile-Tec ausgestattet. Es gab sogar schon Anfragen aus anderen Branchen, denn Handwerker jeder Zunft können mit diesem Tool ihre Serviceverwaltung und vor allem -abwicklung vereinfachen.

Das FACTS-Magazin fragte zwei LKS-Partner nach ihren Erfahrungen. Beide sind von der Anwendung absolut überzeugt. „Unsere Techniker sind begeistert und wollten schon nach drei Wochen nicht mehr analog arbeiten“, betont Udo Weihe, Inhaber des Königsteiner Büroservice. „Jeder von ihnen schafft jetzt einen Auftrag mehr am Tag. In Zeiten des Fachkräftemangels ist das genau der richtige Ansatz, die Techniker effizient einzusetzen.

BYE BYE ARBEITSZETTEL

Das Wichtigste ist, dass der Arbeitszettel entfällt. Ein Techniker ruft die Informationen zu einem Auftrag direkt in der App auf und gibt die Ergebnisse gleich beim Einsatz ein. So kann er morgens von zu Hause aus starten und muss später nicht die Dokumentation manuell übertragen. Dabei ergeben sich zahlreiche weitere Vorteile. „Die App deckt einfach alle Anforderungen ab“, schildert Frank Lucas, Inhaber von Service & Technik Lucas in Schüttdorf. „Unser Backoffice kann schnell einen Termin machen, den der Techniker unterwegs noch einschiebt – die Daten hat er alle bereit. Man sieht, ob Ersatzteile schon eingetroffen sind und wer sie entgegengenommen hat. So kann man vorab dafür sorgen, dass sie am Drucker parat sind, um gleich loszulegen. Wir können Fotos von Ersatzteilen und Lieferscheinen in den Auftrag integrieren, sodass auch der Kunde einen Nachweis für die Garantie hat. Bald soll noch der Barcodescan möglich sein, über sich Ersatzteil-Informationen einlesen statt eintippen lassen.“ Lucas arbeitet viel für große Serviceunternehmen und ist mit deren digitalen Plattforen vertraut, doch längst nicht so zufrieden wie mit MobileTec: „Zum einen kann ich MobileTec für alle Aufträge nutzen und nicht nur für die eines einzigen Anbieters“, erklärt er. „Außerdem ist das Tool exakt auf den Technikereinsatz zugeschnitten – andere hingegen dienen eher der Auftragsverwaltung des An-bieters, weshalb wir uns unsere Arbeitszettel doch lieber noch ausdrucken.

Überhaupt lässt sich nur MobileTec auch offline nutzen, was zum Beispiel in den Räumen von großen Firmen die einzige Möglichkeit ist. Die Daten synchronisieren sich später von selbst.“ Das Netz der LKS-Partner zeichnet sich unter anderem dadurch aus, dass sie Aufträge untereinander vergeben, wenn Not am Mann oder ein Einsatzort zu weit weg ist. Das ist ein Segen, bei der Abrechnung hakte es so manches Mal allerdings. Auch damit räumt Mobile-Tec auf, betont Weihe: „Große Firmen haben mitunter strenge Fristen in ihren Verträgen. Wenn Arbeitsberichte von Partnern erst zwei Tage später eintrafen, war das sehr nachteilig. Durch die App haben wir sie sofort und können Abschlüsse fristgerecht erzielen.“ Da wichtige Angaben wie Seriennummer und Zählerstand auf dem Papier oft vergessen wurden, in der App jedoch als Pflichtfelder angelegt sind, sei die Dokumentation darüber hinaus lückenlos, sodass sich Rückfragen jetzt erübrigen.

MODERN UND PROFESSIONELL

Einig sind sich Weihe und Lucas auch darin, dass sich der digitale Arbeitszettel positiv auf das professionelle Auftreten gegenüber dem Kunden auswirkt. „Manche wundern sich zuerst, wenn sie bei uns wie beim Paketdienst auf dem Display unterschreiben sollen“, berichtet Weihe. „Doch sie sehen, dass wir digital und modern arbeiten, das stärkt das Vertrauen“, und er ergänzt: „Auch für uns hat das den Vorteil, dass wir einen Auftrag erst stoppen, wenn wir die Unterschrift haben. Die Zeit läuft mit.“ Lukas hebt dazu die Transparenz über zurückgelegte Kilometer, Fahrt- und Arbeitszeiten hervor. „Der Kunde sieht es, er unterschreibt es und ist zufrieden. Es gibt keine unnötigen Diskussionen mehr.“„Neben dem Druckerservice sind wir auch in der Präsentationstechnik aktiv und betreuen vor allem Touchdisplays in Schulen“, berichtet Udo Weihe. „Diese Branche kennt keinen papierlosen Service, dort gibt es noch viel mehr Papierkram als anderswo, weshalb der Effekt durch die Arbeit mit MobileTec noch viel größer ist. Die App ist logisch und einfach aufgebaut und sie funktioniert einwandfrei.“ Ebenso positiv fällt das Fazit von Frank Lucas aus: „MobileTec ist gründlich durchdacht und für uns das effektivste Tool. Ich möchte diese App nicht mehr missen.“